Журнал учета журналов по охране труда: зачем он нужен и как его вести
Если взять систему документации на предприятии, то журнал учета журналов по охране труда — это что-то вроде главного реестра, позволяющего отслеживать, где находятся все остальные учетные документы по охране труда. Он фиксирует их выдачу, хранение и возврат. Казалось бы, формальность, но стоит потеряться хотя бы одному журналу с инструктажами — и доказать, что необходимый инструктаж действительно был проведен, становится проблемой.
Из моего опыта: в 2020 году мы проводили аудит на одном производстве, и отсутствие журнала учета журналов сильно усложнило проверку. Не удалось быстро определить, где находятся журналы инструктажей, какие из них актуальны, а какие уже подлежат списанию. В итоге аудит затянулся, сотрудники нервничали, и всё это можно было бы избежать, если бы журнал вёлся как положено.

Законодательные требования
Обязанность вести такой журнал основана на статье 8 Трудового кодекса РФ, а также на внутренних нормативных документах предприятия — таких как Приказ о введении системы управления охраной труда (СУОТ). Кроме того, стоит ориентироваться на Федеральный закон № 294-ФЗ, регулирующий проверки надзорными органами.
Наличие четкой системы учета особенно важно для крупных предприятий, где подразделения могут находиться на разных территориях, а у каждого отдела есть свои документы по охране труда. Без централизованного реестра учесть всё это в долгосрочной перспективе сложно.
Можно сказать, что каждый журнал тут — как отдельный спеллбук в RPG. Есть журналы инструктажей, регистрации несчастных случаев, проверок знаний, осмотров, предписаний. Их может быть много, и у каждого своя роль. В малых компаниях можно обойтись парой заполняемых вручную бланков, а вот на больших заводах без электронных систем не обойтись.
Кто обязан вести журнал?
Обычно этим занимается специалист по охране труда или кадровик. В небольших компаниях такую задачу может взять на себя и сам руководитель. Основное правило: должно быть назначено ответственное лицо, и это должно быть зафиксировано в приказе. Иначе при проверке инспекция задаст закономерный вопрос — кто вообще занимается учетом этих документов?
Как-то раз коллега спросил: “А что делать, если человек, ответственный за учет, уходит в отпуск или увольняется?” Такая ситуация — классика. Если заранее не предусмотрена передача обязанностей, можно легко потерять часть информации. В моей практике был случай: ответственный ушел, а новый сотрудник не мог найти журналы возвратов инструктажей, потому что о передаче никто не позаботился. Решение простое — система дублирования и регулярные внутренние проверки.
На крупных предприятиях можно сделать удобнее — распределить ответственность между разными подразделениями. Например, в каждом отделе назначается свой специалист, отвечающий за учет на локальном уровне. Но если такая система внедряется, её нужно четко прописать во внутренних документах, иначе контроль превратится в хаотичный обмен журналами между сотрудниками.
Как правильно вести журнал учета журналов?
Вести журнал можно в бумажном или электронном формате — главное, чтобы на это был приказ. В самой таблице обычно есть такие графы:
- Дата выдачи журнала
- Наименование документа
- Кому выдано
- Кто подписал
- Срок возврата
- Отметка о возврате
Если представить систему учета как партию в D&D, то журнал — это книга отслеживания событий. Если в нем что-то упущено, рано или поздно это приведёт к неприятным последствиям.
Сроки хранения
Период хранения журнала зависит от того, какие записи в нем ведутся. Если он содержит информацию о несчастных случаях — его нужно хранить не менее 45 лет. Остальные журналы — обычно 10 лет, но тут важен каждый конкретный случай.
Журналы не должны просто валяться в папках “где-то на полке”. Хранение должно быть организовано правильно — в сейфах, архивных шкафах или в защищенных зонах с ограниченным доступом. Если хранение цифровое — то с резервными копиями.
Что делать, если журнал утерян?
В первую очередь нужно запросить письменное объяснение от ответственного лица и попытаться восстановить данные. Если журнал исчез совсем — возможно, придётся воссоздавать информацию на основе других документов: актов проверок, копий инструктажных листов, приказов.
Чтобы избежать таких ситуаций, стоит проводить периодические проверки наличия журналов. Особенно если предприятие крупное и документы часто передаются между отделами. В таких случаях разумно вести не просто бумажные записи, а электронные таблицы или базы данных для удобного поиска.
Шаблон журнала учета журналов
Во многих организациях форму журнала разрабатывают самостоятельно, но её лучше сразу закрепить приказом. Важно, чтобы в ней были основные графы для учёта и подписи сотрудников.
Помню, как на одном предприятии журнал модернизировали, добавив туда новые пункты для оперативных отметок о проверках. Выглядело необычно, но в итоге документ стал удобнее, а контроль — чётче. Главное здесь — согласовать любые изменения официально, а не просто “подправить табличку на коленке”.
Ведение и хранение документации — мои рекомендации
- Журнал нужно регулярно проверять и актуализировать, иначе он теряет смысл.
- Ответственное лицо должно сдавать его при увольнении или переводе на другую должность.
- Документы должны храниться в защищенном месте, особенно если в них есть персональные данные сотрудников.
- В случае сомнений — лучше перестраховаться, чем надеяться на “авось вспомним”.
Мне нравится сравнивать учёт с стратегическими играми: если ты не ведёшь записей, потом не поймешь, где и когда сделал ошибку. Так что если всё это кажется скучной формальностью, попробуйте взглянуть на журнал как на инструмент оптимизации хаоса. Он реально упрощает жизнь, особенно при проверках.
“`